Как автоматически печатать сообщения электронной почты и вложения

Содержание:

Использование почтовых клиентов для автоматической печати вложений электронной почты
Способ 1: Использование автоматического менеджера электронной почты 6 для печати вложений электронной почты
Способ 2: Использование Outlook для автоматической печати вложений электронной почты
Метод 3: Использование Thunderbird для автоматической печати писем

Успех в современном мире во многом связан с поиском надежных автоматизированных решений, которые ускорят ваш рабочий процесс и облегчат работу. Если вы работаете в сфере телепродаж, розничной торговли или в аналогичном секторе, есть вероятность, что вы получаете много вложений электронной почты с заказами и квитанциями, которые необходимо распечатать. Но если вам приходится часто распечатывать письма, это может быстро превратиться в постоянную работу. В подобной ситуации автоматизация печати вложений электронной почты определенно освободит много вашего времени.

Но имейте в виду, что этот процесс автоматизации не может быть выполнен через веб-приложение, такое как Gmail.com или Outlook.com. Пока что только почтовые клиенты способны обеспечить такую функциональность. Chrome и Firefox имеют ряд расширений/дополнений, которые облегчают и ускоряют печать вложений электронной почты, но они не способны автоматизировать весь процесс.

Использование почтовых клиентов для автоматической печати вложений электронной почты

Использование почтового клиента, например Outlook или Thunderbird открывает совершенно новые возможности автоматизации. С помощью соответствующих расширений, надстроек и/или скриптов вы можете настроить почтовый клиент на печать любой очереди, включая папку «Входящие». Затем вы можете установить определенные правила для печати письма, за которым следует вложение, или печати только вложения.Вы можете стать еще более конкретным, настроив почтовый клиент на печать на основе отправителя или на основе типа файла вложения.

Примечание: Поставщик электронной почты не важен. Если вы используете специализированный почтовый клиент, такой как Outlook или Thunderbird, это будет работать с любым почтовым провайдером (Gmail, Hotmail, Yahoo и т.д.).), если они настроены должным образом.

Если вы используете Outlook, существует множество платных дополнений, которые позволят вам сделать это с легкостью. Вот несколько хороших примеров:

Примечание: Все вышеперечисленные дополнения стоят более $20, но большинство из них предлагают пробный период.

Если вы не хотите тратить деньги, существуют бесплатные альтернативы для автоматизации печати вложений электронной почты. Но имейте в виду, что вам’ придется потратить некоторое время на настройку вашего почтового клиента. Если вы решите пойти этим путем, позвольте нам облегчить вашу работу. Мы включили три пошаговых метода, которые помогут вам достичь этой функциональности с вашей учетной записью электронной почты.

Наиболее элегантным решением, которое позволит автоматически печатать электронные письма и вложения электронной почты, является использование специализированного программного обеспечения. Но настройка внешнего менеджера электронной почты для автоматизации этого процесса в конечном итоге потребует от вас определенных затрат. Перейдите по ссылке Метод 1 настроить Автоматический менеджер электронной почты 6 для печати электронной почты и вложений электронной почты. Они предлагают 30-дневный пробный период, так что вы’сможете попробовать его бесплатно, прежде чем тратить деньги.

Второй метод (Метод 2) подразумевает добавление сценария VBA и правила в Outlook. Хотя он потребует от вас довольно технических знаний, это’ самое эффективное руководство из двух. Если вы’не особенно любите Outlook, вы можете пойти другим путем (Метод 3) и использовать Thunderbird вместе с двумя расширениями для автоматической печати электронной почты.

Когда вы готовы приступить к работе, следуйте одному из описанных ниже способов автоматизации печати вложений электронной почты. Давайте начнем.

Метод 1: Использование автоматического менеджера электронной почты 6 для печати вложений электронной почты

Если вы’не используете специализированный почтовый клиент, такой как Outlook или Thunderbird, то настройка внешнего менеджера электронной почты является наиболее надежным решением. Автоматический менеджер электронной почты 6 позволит вам подключить любой почтовый ящик, включая POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo, и список можно продолжать.

Программа позволит вам определить конкретные действия с помощью интуитивно понятной системы правил. Это позволит вам печатать сообщения от определенных отправителей или печатать только вложения из писем. Следуйте приведенному ниже руководству, чтобы установить и настроить Automatic Email Manager 6 для автоматической печати писем и вложений электронной почты:

Загрузите программу установки с сайта официальный сайт. Если вы хотите сначала протестировать его, нажмите кнопку Загрузить демо-версию.
Откройте Automatic Email Manager и следуйте подсказкам на экране, чтобы установить его в вашей системе.
Запустите приложение и введите имя, которое будет использоваться для ссылки на вашу учетную запись. Затем выберите Отправить электронное письмо с этим адресом и вставьте свой адрес электронной почты, с которого вы хотите распечатать письма. Наконец, нажмите кнопку Далее чтобы продолжить.
Выберите тип электронной почты из списка. Если вашего поставщика услуг электронной почты нет в предопределенном списке, выберите пункт предопределенный почтовый провайдер опция и поиск конфигурации электронной почты. Нажмите Далее чтобы продолжить.
В следующем окне начните с проверки правильности адреса сервера вашей электронной почты. Если это так, вставьте свой email и пароль в поля ниже. Затем нажмите на Проверить соединение чтобы убедиться, что ваша конфигурация работает. Наконец, нажмите Далее.
Установите интервал проверки вашей учетной записи в соответствии с вашими потребностями. Вы также можете настроить его на проверку только в рабочие дни, нажав на кнопку Расширенный планировщик. Нажмите Далее продвигаться.
Далее, нажмите на Добавить действие. Выберите Печать вложений или Распечатать тело письма, в зависимости от того, что вам нужно. Нажмите Далее и выберите принтер, который вы хотите использовать.
Затем у вас будет возможность применить определенный фильтр, выбрав Нет. Если вы хотите, чтобы операция применялась постоянно, выберите Да. Наконец, нажмите Ок чтобы подтвердить действие, которое вы только что создали.

Примечание: Если вы хотите, чтобы программа печатала и тело письма, и вложения, создайте второе действие с другим сценарием. Для.g. если ваше первое действие было связано с печатью вложений, создайте второе, которое будет печатать тело письма.

После того как вы нажмете кнопку OK, Автоматический менеджер электронной почты начнет проверять ваш почтовый ящик и распечатывать все, что соответствует установленным вами ранее критериям.

Метод 2: Использование Outlook для автоматической печати вложений электронной почты

Outlook — самый популярный почтовый клиент, поэтому если ваша работа связана с учетной записью электронной почты, скорее всего, вы уже используете его. Outlook обладает широкими возможностями настройки и позволяет печатать вложения входящих сообщений электронной почты.

Для этого мы создадим сценарий VBA в Outlook, а затем используем его с правилом Outlook. Вот’ полное описание всего процесса:

Примечание: Следующие шаги подтверждены для работы в Outlook 2016. Хотя мы не тестировали старые версии, сценарий ниже теоретически должен работать со всеми версиями Outlook вплоть до Outlook 2010.

Создание сценария VBA + правило для автоматической печати вложений электронной почты в Outlook

Открыть Outlook и откройте вкладка Разработчик на своей панели инструментов, затем щелкните на кнопке Visual Basic кнопка.
Примечание: Если вы не видите вкладку Разработчик, перейдите в раздел Файл и нажмите Options. После этого нажмите кнопку Настроить ленту и установите флажок напротив Разработчик. Нажмите Ок для подтверждения. Теперь на Вкладка Разработчик должно быть видно на ленте в верхней части экрана.
Когда окно Microsoft Visual Basic for Applications станет активным, разверните окно Проект1 дерево (слева). Затем дважды щелкните на ThisOutlookSession.
Теперь вставьте следующий код сценария в окно Project1 (справа):Sub LSPrint(Item As Outlook.MailItem)
При ошибке GoTo OError’Detects Temporary folder
Dim oFS As FileSystemObject
Dim sTempFolder As String (Dim sTempFolder As String)
Set oFS = New FileSystemObject
‘Расположение временной папки
sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)’Создает специальную папку Temp
cTmpFld = sTempFolder & “\OETMP” & Format(Now, “yyyymmddhhmmss”)
MkDir (cTmpFld)’Сохраняет & печатает вложение
Dim oAtt As Attachment
For Each oAtt In Item.Attachments
FileName = oAtt.FileName
FullFile = cTmpFld & “\” & FileName’Сохранение вложения
oAtt.SaveAsFile (FullFile)’Печатаем вложение
Set objShell = CreateObject(“Shell.Application”)
Set objFolder = objShell.NameSpace(0)
Set objFolderItem = objFolder.ParseName(FullFile)
objFolderItem.InvokeVerbEx (“print”)Next oAtt’Очистка временных файлов
If Not oFS Is Nothing Then Set oFS = Nothing
If Not objFolder Is Nothing Then Set objFolder = Nothing
If Not objFolderItem Is Nothing Then Set objFolderItem = Nothing
If Not objShell Is Nothing Then Set objShell = NothingOError:
If Err <> 0 Then
MsgBox Err.Номер & ” – ” & Err.Description
Err.Очистить
End If
Exit SubEnd SuboAtt.SaveAsFile (FullFile)Set objShell = CreateObject(“Shell.Application”)
Set objFolder = objShell.NameSpace(0)
Set objFolderItem = objFolder.ParseName(FullFile)
objFolderItem.InvokeVerbEx (“print”)

Следующий oAtt

If Not oFS Is Nothing Then Set oFS = Nothing
If Not objFolder Is Nothing Then Set objFolder = Nothing
If Not objFolderItem Is Nothing Then Set objFolderItem = Nothing
If Not objShell Is Nothing Then Set objShell = Nothing

OError:
If Err <> 0 Then
MsgBox Err.Номер & ” – ” & Err.Описание
Err.Очистить
End If
Exit Sub

End Sub
Как только вы вставите код внутрь Проект1, перейти к Инструменты (в верхней части экрана) и нажмите кнопку Ссылки.
Прокрутите вниз и установите флажок напротив Microsoft Scripting Runtime. Нажмите OK чтобы сохранить свой вариант и закрыть окно окно Ссылки.
Теперь нажмите кнопку Сохранить значок в левом верхнем углу Visual Basic окно. Теперь вы можете спокойно закрыть Visual Basic.
Далее, перейдите в Файл и нажать на Правила и предупреждения.
Нажмите на Новое правило, затем нажмите на Применить правило к полученным сообщениям. Нажмите Далее для продолжения.
Теперь вам нужно решить, какое условие должно быть выполнено. Если вы хотите, чтобы все ваши вложения были распечатаны, установите флажок “которое имеет вложение”. Нажмите Далее чтобы продолжить.
Примечание: Если вы не хотите печатать все вложения, вы можете использовать здесь другое условие. Сценарий также должен работать с конкретными отправителями или конкретными словами.
В следующем окне установите флажок рядом с запустить сценарий. Затем нажмите на сценарий, выделить ThisOutlookSession и нажмите Ок. Далее нажмите Завершить чтобы подтвердить.
В Правила и предупреждения окно, убедитесь, что флажок рядом с правилом, которое вы только что создали, установлен. Когда это так, нажмите кнопку Применить.

Вот и все. Вложения электронной почты должны автоматически выходить из принтера, как только вы их получите.

Важно: Имейте в виду, что это будет работать только при открытом Outlook и настроенной учетной записи электронной почты на данном компьютере. Также убедитесь, что ваш принтер полностью настроен и имеет все необходимые драйверы.

Метод 3: Использование Thunderbird для автоматической печати писем

Mozilla Thunderbird это бесплатный почтовый клиент с открытым исходным кодом. Сообщество за ним очень активно, что позволит вам найти множество расширений, которые дополнят и без того отличную функциональность.

Возвращаясь к текущей задаче – настроить Thunderbird на автоматическую печать писем несложно, но потребует от вас некоторого времени. Мы’будем использовать два расширения: FitaQuilla и Инструменты для печати.

Примечание: Имейте в виду, что этот метод не позволит распечатать вложение из электронного письма. Он распечатает только заголовок и тело полученного сообщения электронной почты. Если тело электронного письма’ включает файлы jpeg или png, они также будут распечатаны.

Настроить Thunderbird на автоматическую распечатку электронных писем довольно просто. Единственным незначительным недостатком является то, что FitaQuilla – расширение не обновлено для совместимости с последней версией Thunderbird, поэтому вам’ придется установить его вручную.

Если вы решили использовать Thunderbird для эффективной распечатки вложений электронной почты, следуйте приведенному ниже руководству.

Использование Thunderbird + FitaQuilla + Printing Tools для автоматической печати вложений электронной почты

PS: Этот метод может работать или не работать.

Загрузить & установите последнюю версию Thunderbird с сайта официальный сайт.
Скачать FiltaQuilla и Параметры принтера в вашей системе.
Откройте Thunderbird, нажмите на значок меню в правом верхнем углу и выберите пункт Дополнения.
Нажмите на значок шестерёнки и нажмите кнопку Установить дополнение из файла.
Перейдите к месту, где вы скачали дополнение, выберите его и нажмите кнопку Откройте.
Повторите шаги 4 и 4 с другим расширением и перезапустите Thunderbird.
Когда Thunderbird снова откроется, перейдите к пункту Дополнения > Расширения и нажмите кнопку Параметры кнопка PrintingTools.
Выберите Глобальная печать опции и установите флажок напротив Печать без диалогового окна. Нажмите Ok чтобы сохранить выбор.
Снова нажмите кнопку меню и перейдите к пункту Фильтры сообщений > Фильтры сообщений.
Нажмите кнопку Новый кнопка для создания нового фильтра. Начните с вставки имени для вашего фильтра. Затем установите флажок напротив пункта Получение новой почты и отфильтруйте его после классификации нежелательной почты. После этого установите условие Статус вложения > Является > Имеет вложения. Наконец, установите окончательное действие Печать, затем нажмите кнопку Ok сохранить.
Теперь вернитесь в Фильтры сообщений окно и убедитесь, что фильтр включен.

Вот и все. Ваш почтовый клиент Thunderbird теперь настроен на автоматическую печать писем Убедитесь, что он включен и ваша электронная почта настроена в Thunderbird должным образом.